Pengertian Pengawasan

Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang sangat penting. Oleh karena itu, peran dari pengawasan merupakan sesuatu yang tidak dapat diabaikan karena sangat menentukan didalam proses pencapaian tujuan organisasi.

Pengawasan berarti mengamati apa yang sedang dan telah dilaksanakan, maksudnya yaitu mengevaluasi segala kegiatan atau aktivitas dan apabila perlu menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan yang ditemukan dalam pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan.

Berikut ini peneliti akan mengemukakan pengertian pengawasan menurut pendapat W.H Newman yang dikutip oleh Handayaningrat (1994:21), adalah sebagai berikut:

Pengawasan dimaksudkan untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut penentuan standar. Artinya memperbandingkan antara kenyataan dengan standar dan bila perlu mengadakan koreksi atau pembetulan apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana.

Sementara  itu,  H.   Bohari  (1995:4)  dalam  bukunya  "Pengawasan keamanan Negara" mengemukakan pengertian pengawasan sebagai berikut:

Suatu upaya agar apa yang telah direncanakan sebelumnya diwujudkan dalam waktu yang telah ditentukan serta untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan tadi sehingga berdasarkan pengamatan-pengamatan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya demi tercapainya wujud semula.

Siagian (1989:135), mengatakan sebagai berikut "Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya."

Sarwoto (1991:94), mengemukakan pengertian pengawasan sebagai berikut: " Kegiatan manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

Sedangkan Terry yang dikutip oleh Sarwoto (1991:65) mengemukakan sebagai berikut". "Controlling sebagai pengamatan agar tugas-tugas yang telah direncanakan, dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan rencana dan bila terdapat penyimpangan diadakan tindakan-tindakan perbaikan.”

Dari beberapa definisi tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengawasan adalah suatu proses kegiatan yang mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan semula.

1. Karakteristik Sistem Pengawasan

Karakteristik Sistem Pengawasan yang baik menurut Harold Koontz dan Cyrill O'Donnel yang dikutip oleh Basu Swastha (1985:220), adalah:

1.      Pengawasan harus mencerminkan sitat kegiatan

Untuk jenis kegiatan yang berbeda, pengawasannyapun juga berbeda

2.      Pengawasan harus melaporkan penyimpangan-penyimpangan secara cepat Jika kesalahan tidak dapat diketahui segera, maka manajer akan menjumpai salah jalan dalam pengawasannya. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan harus cepat diketahui sehingga dapat diambil tindakan koreksi. Akan lebih baik lagi sebelum penyimpangan terjadi, manajer sudah dapat mendeteksi.

3.   Pengawasan harus dapat bisa melihat jauh kedepan Meskipun batas-batas penyimpangan itu harus diketahui, manajer harus tetap membuat perkiraan dan ramalan untuk situasi yang akan datang. Hal ini akan dapat memperkecil lagi kemungkinan terjadinya penyimpangan.

4.      Pengawasan harus menunjukkan perkecualian pada hal-hal penting. Manajer tidak dapat memonitor setiap kejadian, paling sedikit ia tidak dapat menangani semua kejadian itu dengan cara yang sama.  Oleh karena itu, ia harus menangani dengan perkecualian (berkaitan dengan situasi-situasi yang tidak standar).

5.      Pengawasan harus objektif

Agar pengawasan lebih objektif, tidak didominasi oleh kekuatan pribadi seseorang, perlu adanya pernyataan yang jelas (dalam istilah yang dapat diukur) dalam pelaksanaan pekerjaan sehingga hasil kerja dapat lebih metnuaskan dan pengawasannya lebih inisiatif.

6.      Pengawasan harus fleksibel

Kekhawatiran bisa timbul jika pengawasan tidak fleksibel. Keluwesan dapat diberikan dengan memasukkan rencana-rencana alternatif untuk situasi-situasi yang memungkinkan. Ukurannya dapat dinyatakan dalam jumlah kemungkinan yang diharapkan.

7.      Pengawasan harus mencerminkan pola organisasi Untuk menyelesaikan masalah dan mencapai tujuannya, data pengawasan harus jelas dan spesifik menyangkut jumlan dan sumber kesulitan.

8.      Pengawasan harus ekonomis

Sebaiknya pengawasan bukan menjadi tujuan, tetapi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dengan demikian biaya pengawasan diusahakan untuk ditekan sejauh mungkin.

9.      Pengawasan harus dapat difahami

Jika sistem pengawasan tidak dapat difahami dan tidak dapat diterapkan secara mudah oleh karyawan yang bersangkutan, sistem pengawasan akan memperbanyak kekurangan yang ada.

10.    Pengawasan harus menunjukkan tindakan koreksi

Suatu sistem pengawasan yang memadai harus dapat bekerja lebih banyak, yaitu dapat menyingkap keegagalan yang terjadi, siapa yang bertanggungjawab atas kegagalan tersebut dan alternatif apa yang cocok untuk mengatasinya. Fungsi pengawasan ini akan sangat berharga jika keputusan yang optimal dapat diambil sebelum terjadinya keadaan darurat.

2 Syarat-syarat Pengawasan

Pengawasan dapat berjalan dengan efektif dan efisien bila didukung oleh sistem yang baik dari pada pengawasan itu.

Adapun syarat-syarat dari pada pengawasan menurut Handayaningrat (1994:150) adalah sebagai berikut:

1.       Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.

2.       Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.

3.       Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.

3 Tujuan Pengawasan

Suatu kegiatan pengawasan memiliki tujuan agar segala bentuk kegiatan berjalan dan terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, atau dengan kata lain dapat memberikan kepastian apakah pekerjaan yang telah dilakukan sesuai dengan rencana, instruksi, ketentuan / aturan serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan.

Manullang (1996:129),  dalam bukunya "Dasar-dasar Manajemen" mengemukakan, "Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa direncanakan menjadi kenyataaa " Untuk dapat benar-benar merealisasikan tujuan utama tersebut, makapengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai instruksi yang teiah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam tahap pelaksanaannya.

Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya pada waktu itu ataupun waktu-waktu mendatang dengan melihat kenyataan di atas, bahwa pengawasan yang dilakukan tidak ditujukan kepada manusia karena hampir seluruhnya menggunakan manusia.   Jadi pengawasan di sini adalah untuk mengawasi aktivitas yang dilaksanakan dan untuk menjamin bahwa rencana yang telah direncanakan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan H. Bohari (1995:5) mengemukakan bahwa "Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk memahami apa yang salah demi perbaikan dimasa datang dan mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan dalam rangka pelaksanaan daripada suatu rencana sehingga dapat diharapkan suatu hasil yang maksimal."

4  Proses dan Ciri Pengawasan

Sarwoto (1991:100), dalam bukunya Dasar-dasar Organisasi dan manajemen, mengutip pendapat dari George R. Terry tentang langkah-langkah pokok pengawasan adalah sebagai berikut:

Penentuan atau pedoman buku (standar). Penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sedang atau telah dilaksanakan. Perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan dengan pengukuran atau pedoman yang telah ditetapkan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Perbaikan atau pembetulan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, sehingga pekerjaan tadi sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Siagian (1989:137), dalam bukunya "Filsafat Administrasi” mengemukakan ciri-ciri pengawasan sebagai berikut:

Pengawasan harus bersifat "Fad Finding" dalam arti bahwa pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas dijalankan dalam organisasi. Terpaut dengan tugas, tentunya ada faktor lain, seperti faktor biaya, tenaga kerja, sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi dan faktor-faktor psikologis seperti rasa dihormati, dihargai, kemajuan dalam karier dan sebagainya.

5 Macam-macam Pengawasan

Macam-macam pengawasan menurut Handayaningrat (1994:144) adalah sebagai berikut:

1.       Pengawasan dari dalam

Pengawasan dari dalam adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk dalam organisasi itu sendiri. Aparat/unit ini bertindak atas nama pimpinan organisasi. Aparat/unit ini bertugas mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data dan informasi ini digunakan pimpinan untuk menilai pelaksanaan pekerjaan dan menilai kebijaksanaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan dapat meninjau kembali kebijaksanaan yang telah dikeluarkan dan melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap pelaksanaan pekerjaan.

2.       Pengawasan dari luar

Pengawasan dari luar adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu. Aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu adalah aparat pengawasan yang bertindak atas nama atasan dari pimpinan organisasi itu, atau bertindak atas nama pimpinan organisasi itu karena permintaannya.

3.       Pengawasan preventif

Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud daripada pengawasan preventif ini adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan dalam pelaksanaan. Pengawasan preventif dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:

a.      Menentukan  peraturan-peraturan  yang   berhubungan  dengan   sistem
prosedur, hubungan dan tata kerja.

b.      Membuat manual/pedoman sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan.

c.      Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.

d.      Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian pekerjaannya.

e.      Menentukan sistem pemeriksaan, koordinasi dan pelaporan.

f.       Menetapkan  sanksi-sanksi  terhadap  orang  yang  menyimpang  dari peraturan yang telah ditetapkan.

4.  Pengawasan represif

Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakannya pengawasan represif ialah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Kemudian Hadari Nawawi et al (1994:111), menyebutkan macam-macam pengawasan sebagai berikut:

1.       pengawasan Intern

pengawasan ini dilakukan oleh para pengawas dari dalam organisasi itu sendiri yang terdiri dari:

a. Pengawasan Melekat (Built-in Control) yang merupakan perwujudan fungsi kontrol atau pengawasan yang melekat didalam tugas pokok setiap administrator pada unit/satuan kerja semua jenjang dalam melaksanakan administrasi sebagai kegiatan pengendalian.

b. Pengawasan Aparat Intern. Di lingkungan organisasi khususnya yang cukup besar, di dalam struktur organisasi sering terdapat unit/satuan kerja vang dibentuk secara khusus untuk menjalankan pengawasan sebagai tugas pokoknya. Pelaksanaan pengawasan dilakukan terhadap unit/satuan kerja lainnya, baik yang sama atau lebih rendah jenjangnya. Pada dasarnya, pengawasan ini merupakan perpanjangan tangan bagi pucuk pimpinan (administrator tertinggi) dalam organisasi yang besar itu untuk melaksanakan pengawasan melekat.

2.        Pengawasan Ekstern

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi.

6 Prinsip-prinsip Pengawasan

Untuk dapat mengetahui suatu sistem pengawasan yang efektif, maka i dipenuhi beberapa prinsip pengawasan. Handayaningrat (1994:149), mengemukakan prinsip-prinsip pengawasan sebagai berikut:

1.       Pengawasan berorientasi pada tujuan.

2.       Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi.

3.       Pengawasan harus berorientasi terhadap kebenaran menurut peraturan-peraturan yang berlaku, berorientasi kebenaran atas prosedur yang telah ditentukan dan berorientasi terhadap tujuan.

4.       Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.

5.       Pengawasan harus didasarkan atas standar yang objektif, teliti dan tepat.

6.      Pengawasan harus bersifat terus menerus (continue).

7.       Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan, pelaksanaan dan kebijakan ada waktu yang akan datang.

Manulang (1996-128), menyebutkan dua prinsip pokok dalam suatu system pengawasan, yaitu:

1.       Adanya rencana tertentu.

Prinsip pokok yang pertama merupakan suatu keharusan karena rencana merupakan standar atau alat pengukur daripada pekerjaan yang dilaksanakan eh bawahan. Rencana tersebut menjadi penunjuk apakah suatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

2.       Adanya pemberian instruksi-instruksi serta wewenang kepada bawahan.

Prinsip pokok yang kedua merupakan suatu keharusan yang perlu ada. wewenang dan instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik atas dasar instruksi yang diberikan pada bawahan, dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan.

selain kedua prinsip pokok diatas, maka suatu sistem pengawasan haruslah mengandung prinsip berikut:

a.     Dapat mereflektif sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi

b.     Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan yang terjadi

c.      Fleksibel

d.     Dapat merefiektir pola organisasi

e.      Ekonomis

f.       Dapat dimengerti

g.      Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif